Les étapes pour créer et utiliser les tris et filtres dans Excel
Excel est un outil efficace pour travailler avec des données. De grandes quantités de données doivent souvent être organisées et filtrées selon certains critères afin de faciliter l’analyse. Pour ce faire, Excel utilise des filtres et des tris.
Les tris sont utilisés pour trier les données selon de nombreux critères, tels que l’ordre alphanumérique, les valeurs numériques croissantes ou décroissantes, la date la plus récente ou la plus ancienne. Les filtres, quant à eux, sont utilisés pour afficher une sélection de données sur la base de critères prédéterminés, tels que des valeurs numériques supérieures à un seuil donné, des dates comprises dans un intervalle de temps spécifique, des données contenant un ensemble prédéterminé de mots-clés.
Les étapes suivantes permettent de créer et d’utiliser des filtres et des tris dans Excel :
- Choisissez la plage de données à filtrer ou à trier. Assurez-vous que toutes les colonnes ont une en-tête de colonne avec un nom clair et des données cohérentes.
- Allez dans l’onglet “Accueil” et sélectionnez le bouton “Tri & Filtre” pour trier les données. Choisissez le mode de tri souhaité, par exemple tri par couleur, tri du plus petit au plus grand, etc. Les données seront alors automatiquement triées par Excel en fonction de vos critères de tri.
- Allez à l’onglet “Accueil” et sélectionnez le bouton “Tri & Filtre” pour filtrer les données. Choisissez l’option Filtre. Des rabats apparaissent le long du bord supérieur de chaque colonne. Cliquez sur la flèche située à côté de la colonne que vous souhaitez filtrer. Une boîte de dialogue avec des choix de filtrage apparaît. Choisissez les critères que vous souhaitez utiliser pour filtrer les données et Excel n’affiche que les résultats qui répondent à ces critères.
- Vous pouvez ajouter des filtres à plusieurs colonnes si vous souhaitez utiliser plusieurs critères de filtrage. Il vous suffit de cliquer sur la flèche déroulante située à côté de chaque colonne pour ajouter les critères de filtrage souhaités.
- Si vous souhaitez supprimer les filtres, retournez au menu d’accueil et sélectionnez le bouton Tri et Filtre. Tous les filtres seront éliminés si vous sélectionnez l’option Effacer les filtres.
Vous pouvez enregistrer un modèle de tri ou un modèle de filtre personnalisé si vous devez fréquemment trier ou filtrer les mêmes données. Pour ce faire, triez les données ou filtrez-les selon les critères de votre choix. Ensuite, allez dans le menu Données et sélectionnez Enregistrer le modèle de tri ou de filtrage. Donnez un nom à votre modèle et enregistrez-le. Vous pouvez ensuite utiliser ce modèle de tri ou de filtrage pour d’autres données.
Les filtres et les tris sont des outils puissants pour organiser et analyser les données dans Excel. Vous pouvez rapidement trier et filtrer les données en fonction de vos critères particuliers en suivant ces étapes simples.
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Les avantages de savoir utiliser les tris et filtres Excel
La possibilité d’utiliser les filtres et les tris d’Excel offre un certain nombre d’avantages pour la gestion et l’analyse des données. Voici quelques-uns des avantages les plus significatifs :
Accès rapide aux données pertinentes : En utilisant des filtres et des termes de recherche, vous pouvez rapidement trouver des données pertinentes basées sur des critères prédéterminés. Cela vous évite de devoir trier une grande quantité d’informations pour obtenir ce que vous cherchez.
Une analyse des données plus efficace : L’utilisation de filtres et de tris vous permet d’analyser plus efficacement les données en mettant en évidence des schémas, des divergences et des modèles. Vous pouvez facilement trier les données dans un ordre décroissant ou croissant pour trouver les valeurs minimales et maximales, ou vous pouvez filtrer les données pour n’afficher que celles qui répondent à certains critères.
Une gestion des données plus efficace : En organisant et en présentant clairement les données, les filtres et les tris vous permettent de gérer les données plus efficacement. Il est ainsi plus facile de comprendre les données et de prendre des décisions plus claires.
Personnalisation des résultats : Les filtres et les tris peuvent être adaptés à vos besoins en fonction des critères spécifiques que vous spécifiez. Vous pouvez ainsi localiser rapidement les informations nécessaires à votre analyse et à votre décision.
Gain de temps : L’utilisation de filtres et de tris vous permet de gagner du temps en évitant de devoir parcourir manuellement une grande quantité de données pour obtenir ce que vous recherchez. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur l’analyse des données plutôt que sur leur collecte.
Simplicité d’utilisation : Les filtres et les tris étant des fonctionnalités d’Excel, leur utilisation est simple et ne nécessite pas de compétences informatiques avancées.
Dans l’ensemble, la compréhension de l’utilisation des filtres et des tris d’Excel offre un large éventail d’avantages pour la manipulation et l’analyse des données. Ces fonctions permettent un accès plus rapide aux données pertinentes, une analyse et une gestion plus efficaces des données, la personnalisation des résultats en fonction de certains critères, un gain de temps et une facilité d’utilisation. Les utilisateurs d’Excel peuvent ainsi prendre des décisions plus cohérentes en extrayant les meilleures informations de leurs données.
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