Les étapes pour créer une liste déroulante dans Excel

L’utilisation des fonctions d’affichage de liste d’Excel permet aux utilisateurs de choisir une valeur parmi un groupe prédéfini de valeurs dans une cellule, ce qui simplifie la saisie des données et réduit les erreurs de saisie. Voici les étapes à suivre pour créer une liste déroulante dans Excel :

• Choisissez la cellule à laquelle vous souhaitez ajouter la liste déroulante.
• Allez dans le menu “Données” de l’application Excel, puis sélectionnez “Validation des données”.
• Choisissez l’onglet “Liste” dans la moitié supérieure de la fenêtre qui s’affiche.
• Saisissez les valeurs que vous souhaitez inclure dans la liste déroulante dans la section “Source”, en les séparant par des virgules (par exemple, “Rouge, Bleu, Vert”).
• Si vous souhaitez ajouter des en-têtes de colonne à votre liste déroulante, cliquez sur la case “Autoriser la liste déroulante” et assurez-vous que l’option “En-têtes de colonne” est sélectionnée.
• Cliquez sur “OK” pour fermer la fenêtre intitulée “Validation des données”.

Vous pouvez maintenant cliquer sur la cellule où vous avez ajouté la liste déroulante pour voir apparaître les options de la liste déroulante.

De plus, vous pouvez ajouter des alternatives à la liste qui se déroule, telles que “Ignorer les espaces” ou “Afficher un avis d’erreur” en cas de saisie invalide. En utilisant l’option “Plage” de la fenêtre “Validation des données”, vous pouvez également créer une liste qui défile à partir d’une plage de cellules existantes.

Il existe quelques étapes simples à suivre pour créer une liste qui défile dans Excel, notamment sélectionner la cellule où vous souhaitez ajouter la liste, aller dans le menu “Données”, sélectionnez “Validation des données”, choisir “Liste”, saisir les valeurs de la liste et cocher la case “Autoriser le défilement de la liste”. Ces étapes vous permettront d’ajouter une liste déroulante à votre feuille de calcul Excel, ce qui simplifiera la saisie des données et réduira les taux d’erreur de saisie.

Apprenez à maîtriser Microsoft Excel à l’aide de notre formation complète.

Les avantages de savoir utiliser les listes déroulantes Excel

Les nombreuses caractéristiques des fonctions d’affichage de listes d’Excel les rendent utiles pour rationaliser la saisie des données et améliorer la précision de la collecte des données. Voici quelques avantages à comprendre comment utiliser les listes récursives d’Excel :

Réduction des erreurs de saisie : Les options prédéfinies parmi lesquelles les utilisateurs peuvent choisir sont limitées dans les listes déroulantes, ce qui évite les erreurs de saisie. Les données saisies sont ainsi plus précises et plus cohérentes, ce qui est particulièrement utile lorsqu’il s’agit de les utiliser pour des calculs ou des analyses ultérieures.

Gain de temps : Plutôt que de saisir manuellement des alternatives dans chaque cellule, les utilisateurs d’applications d’affichage de listes peuvent sélectionner rapidement une valeur à partir d’un groupe d’options prédéfini. Cela réduit le temps nécessaire à la saisie des données et augmente l’efficacité de la tâche.

Facilité d’utilisation : Même pour les débutants en Excel, l’utilisation des listes récursives est simple. Pour faire apparaître les options de la liste une fois qu’elle a été créée, il suffit de cliquer sur la cellule concernée.

Personnalisation des options de la liste : Les listes qui défilent peuvent être personnalisées pour inclure davantage d’options, telles que des alertes d’erreur ou des informations complémentaires. Par exemple, vous pouvez configurer une liste déroulante pour qu’elle affiche un message d’erreur si l’utilisateur saisit une valeur qui n’est pas présente dans la liste.

Uniformité des données : L’utilisation de listes déroulantes permet de s’assurer que les utilisateurs collectent des données cohérentes, ce qui facilite les analyses ultérieures. Elle est particulièrement utile dans les situations où les données sont partagées entre plusieurs utilisateurs ou équipes, car elle préserve un certain degré d’uniformité des données.

Comprendre comment utiliser les listes déroulantes d’Excel permet d’assurer la cohérence des données, d’accélérer la saisie des données et d’améliorer l’exactitude des données saisies. De plus, les listes déroulantes sont conviviales et adaptables aux besoins des utilisateurs. C’est pourquoi il est essentiel pour les utilisateurs d’Excel de comprendre comment créer et utiliser les listes déroulantes afin de maximiser leur productivité.

Apprenez à maîtriser Excel de manière complète (et peu importe votre niveau actuel !), vous pouvez vous perfectionner à l’aide de notre formation complète.

Vous pouvez aussi retrouver toutes nos formations (Excel, Power BI, Tableau Desktop, Looker Studio…) afin de monter en compétences sur ces outils informatiques !